ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS ELECTRÓNCOS.
"ARCHIVANDO" REGISTROS ELECTRÓNICOS.
En ambos artículos se presenta el problema que supone el cambio de un archivo tradicional a un archivo electrónico, y todo lo que ello conlleva. Por una parte la nueva concepción de “registro electrónico” entendido como una serie de contenidos almacenados y gestionados mediante el ordenador. Esto por supuesto, trae consigo la modificación de los conceptos de serie, subserie, y expediente, al estar los documentos electrónicos compuestos por una serie de metadatos que los relacionan con muchos más.
Uno de los aspectos más interesantes del segundo artículo, es el de la custodia de los archivos, para unos la custodia de los archivos debe estar en las oficinas o instituciones que generan esos archivos y para otros en los propios archivos una vez se consideren "inactivos". A mi modo de ver creo que si desde un primer momento se lleva a cago una gestión adecuada, es decir, unificada, y siguiendo todas las instituciones unos mismos criterios a la hora de generar esos documentos, creo que una vez haya prescrito su valor administrativo deberían pasar a formar parte del archivo general. Una vez digitalizados todos los fondos y documentos, las oficinas o instituciones creadoras de los registros deberían tener acceso on-line de los mismos con lo cual la custodia o no quedaría relegada a un segundo plano, pero aun así, como ya digo creo que deberían pasar al fondo del archivo. El “record keeping”, por tanto, se presenta como la mejor estrategia para la gestión de este tipo de documentos. Por otra parte, en cuanto al tema de cómo conservar los documentos, creo que la digitalización de los fondos es la forma más segura para la conservación de los mismos, y además, nos permite acceder a ellos sin tener que desplazarnos físicamente al archivo en el que se encuentren como en el caso de los microfilms. Sin duda alguna el punto que me ha resultado más interesante es por supuesto el tema de la conversión a formatos estándares, es muy importante que se lleven a cabo políticas de unificación de criterios a la hora tanto de crear, como de conservar los documentos de archivo, de manera que cuando estos registros lleguen al archivo, no tengamos entonces que determinar ¿qué tipo de documento es?, ¿quién lo ha generado?, ¿cuándo?, etc, son ciertos datos básicos que pueden determoinarse al ahora de su creación y que facilitaría y agilizaría mucho el proceso de conservación y difusión.
"ARCHIVANDO" REGISTROS ELECTRÓNICOS.
En ambos artículos se presenta el problema que supone el cambio de un archivo tradicional a un archivo electrónico, y todo lo que ello conlleva. Por una parte la nueva concepción de “registro electrónico” entendido como una serie de contenidos almacenados y gestionados mediante el ordenador. Esto por supuesto, trae consigo la modificación de los conceptos de serie, subserie, y expediente, al estar los documentos electrónicos compuestos por una serie de metadatos que los relacionan con muchos más.
Uno de los aspectos más interesantes del segundo artículo, es el de la custodia de los archivos, para unos la custodia de los archivos debe estar en las oficinas o instituciones que generan esos archivos y para otros en los propios archivos una vez se consideren "inactivos". A mi modo de ver creo que si desde un primer momento se lleva a cago una gestión adecuada, es decir, unificada, y siguiendo todas las instituciones unos mismos criterios a la hora de generar esos documentos, creo que una vez haya prescrito su valor administrativo deberían pasar a formar parte del archivo general. Una vez digitalizados todos los fondos y documentos, las oficinas o instituciones creadoras de los registros deberían tener acceso on-line de los mismos con lo cual la custodia o no quedaría relegada a un segundo plano, pero aun así, como ya digo creo que deberían pasar al fondo del archivo. El “record keeping”, por tanto, se presenta como la mejor estrategia para la gestión de este tipo de documentos. Por otra parte, en cuanto al tema de cómo conservar los documentos, creo que la digitalización de los fondos es la forma más segura para la conservación de los mismos, y además, nos permite acceder a ellos sin tener que desplazarnos físicamente al archivo en el que se encuentren como en el caso de los microfilms. Sin duda alguna el punto que me ha resultado más interesante es por supuesto el tema de la conversión a formatos estándares, es muy importante que se lleven a cabo políticas de unificación de criterios a la hora tanto de crear, como de conservar los documentos de archivo, de manera que cuando estos registros lleguen al archivo, no tengamos entonces que determinar ¿qué tipo de documento es?, ¿quién lo ha generado?, ¿cuándo?, etc, son ciertos datos básicos que pueden determoinarse al ahora de su creación y que facilitaría y agilizaría mucho el proceso de conservación y difusión.
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